Netiquette. Regole per scrivere una email
“La Netiquette, parola derivata dalla contrazione del vocabolo inglese net (rete) e quello di lingua francese étiquette (buona educazione), è un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente di Internet nel rapportarsi agli altri utenti attraverso risorse quali newsgroup, mailing list, forum o e-mail in genere.”[da Wikipedia]
Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si rende necessario, in primo luogo, per le caratteristiche della comunicazione on-line, costretta a fare i conti con:
- la mancanza di quelle informazioni accessorie (tono della voce, postura, espressione del viso, ecc.) che, nella comunicazione vis-à-vis, ci aiuta a comprendere meglio il messaggio e le intenzioni del nostro interlocutore;
- la necessità di rendere gli utilizzatori della Rete consapevoli delle loro responsabilità nella modalità di accesso e di trasmissione delle informazioni attraverso Internet.
Anche nello scrivere una semplice email (Posta Elettronica Ordinaria), esistono delle semplici regole che derivano dalla consapevolezza dell’uso dei diversi campi da compilare.
DESTINATARI
Gli indirizzi dei destinatari possono essere inseriti in tre campi diversi:
A: qui si inserisce l’indirizzo del destinatario principale dell’email
CC: qui si inserisce l’indirizzo di persone interessate a conoscere il contenuto dell’email. E’ l’equivalente del “per conoscenza”. Quando si riceve un’email in copia non si è tenuti a rispondere se non esplicitamente chiamati in causa.
CCN: tutti gli indirizzi inseriti in questo campo sono visibili solo a chi manda e riceve le email. Quando si inviano email a un numero nutrito di persone è sempre consigliabile inserire gli indirizzi in questo campo, non solo per motivi di privacy, ma anche per evitare che vengano “rubati” in caso di violazione di qualcuno degli account dei destinatari.
OGGETTO
È forse l’elemento più importante dell’email, sia perché ci aiuta subito a capire il contenuto del messaggio (e la sua importanza) sia perché ci aiuta in eventuali ricerche successive. Questo è il motivo per cui va sempre inserito. Se si utilizza la funzione “Rispondi” per scrivere una nuova email, bisogna quindi cambiare il contenuto dell’oggetto e cancellare la parte del vecchio messaggio che si troverà in calce all’email. Per questo è sconsigliato usare la funzione RISPONDI per scrivere una nuova email.
CONTENUTO
Sinteticità e chiarezza sono gli elementi che dovrebbero guidare nella stesura del testo. Il numero di email che riceviamo giornalmente è elevato e questo agevola la risposta del nostro interlocutore. Se scriviamo con un indirizzo mail che non permette di riconoscere l’autore del messaggio (come nel caso di indirizzi “fantasiosi” o istituzionali, come quello ufficiale della scuola) occorre firmarsi. Ricordarsi sempre che in Rete SCRIVERE TUTTO MAIUSCOLO EQUIVALE A URLARE dunque è fortemente deprecato.
RISPONDI
Se i destinatari dell’email a cui dobbiamo rispondere sono più d’uno, occorre decidere se rispondere solo all’autore dell’email o se rispondere a tutti. Questo ovviamente dipende dal contenuto e dallo scopo della risposta. Il principio da seguire è quello di riempire la casella di posta solo di chi è interessato a quella email.
ALLEGATI
Gli allegati non dovrebbero essere troppo “pesanti”, come per esempio quando si devono spedire molte immagini. In questo caso, è consigliato usare servizi di terze parti come quelli descritti in questo post. Fortemente raccomandato è attribuire nomi comprensibili ai file, soprattutto se sono più di uno.
MGF
